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課題6
「運営マニュアルを作ろう」
観望会当日に向けての段取りを行う

2015.12.10更新

ー 提出期限 : 観望会前 ー

 

プログラムの内容や道具などの準備も着々と整い、参加者の見通しもついたら、いよいよ観望会当日に向けての段取りを行います。
会場の作り込みなど前日(あるいは数日前)に行う準備から当日の進行、後片付けまでの

  • スケジュール
  • 役割分担
  • 会場図
  • 用意する道具

などを詳細にまとめた運営マニュアルを用意しましょう。
この運営マニュアルは主催者である天文部全員に配り、自分の役割を確認すると共に、全体的な作業の進行具合をみんなで確かめ合うためにも大切な物です。
また雲がかかって星がなかなか見えなかった場合など、天候によっては必要となる“プランB”(曇天・雨天プログラム)の運営マニュアルも用意しておきましょう。
運営マニュアルができあがったら必ず、それに従ってリハーサルを行いましょう(→ 課題7)

 

このマニュアルは保存版も作成しておき、次回以降、観望会を開催するときの参考となるようにしておきます。
天文部の活動の記録として、これは後輩に継ぐべき1つの財産となるはずです。

 

 

「運営マニュアル」ってどんなもの?

 

観望会開催にあたって必要な

  • 時間

の動きや流れを、これを読めば誰でも分かるようにまとめた文書です。

 

作成にあたっては、まず

前日 1 : 準備
当日 部員集合
参加者受付開始 2 : 本番
参加者解散
部員解散 3 : 撤収
翌日

と「準備」「本番」「撤収」の3部におおまかに分けてスケジュールを組み立てるところから始めます。
「本番」については、プログラムの進行をまとめた参加者用の“表”のスケジュールと、部員たちの仕事をまとめた“裏方”のスケジュール、2本立てで考える必要があります。
表のスケジュールは、当日、参加者にも分かるように貼り出したり、印刷物で渡すようにしましょう。

1 : 準備

 

  • 前日までに済ませておく準備
  • 当日になってから取り掛かる準備

の2工程に分ける必要があります。
当日になってから「あ、あれが足りない!」「これは修理しないと!」なんて慌てずに済むように、できるだけ前日までに準備しておくようにしましょう。
誰が(=人) 何を(=物) いつ(=時間) 準備するのか、明確に書き記しておきましょう。
以下に、準備段階でのヒントをいくつか挙げておきます。

 

レイアウト(配置図)

当日、参加者が立ち入る場所

  • 受付
  • 待機、レクチャー、ワークショップなどを行う会場
  • 観望会の会場
  • トイレ

については、必要に応じてテーブルや道具の数や配置を描いたレイアウト(配置図)を用意しましょう。

 

校内の案内

部員の皆さんと違って、参加者は初めて校内を訪れるわけです。
迷わないように案内係貼紙を用意するなど配慮しましょう。

 

ネームプレート(名札)

皆さんも参加者も初対面。
お互いの緊張を早めに解いて楽しく過ごせる時間にするために、まずは自分たちを知ってもらいましょう
名前や好きな天体などを書いたネームプレートは、効果的なツール(道具)になります。

 

配布物の数

当日、参加申し込みのときには書かれていなかった家族を連れてくるなど、突然、参加者が増えることもあり得ます。
配布物などは少し余分に用意しておきましょう。

 

温かい物

観望会で冷えた体に温かい飲み物をサービスしたり、あらかじめカイロを配ったりするのはいかがでしょうか?
過去の天文部で行われた“おもてなし”の一例です。

2 : 本番

 

前述したように、参加者用の表のスケジュールと部員たちの仕事の進行をまとめた裏方のスケジュール、2本立てで組み立てます。

 

天候によるプログラムの変更

観望会を開催できる天候だったものの、いざ星を見ようとしたら厚い雲が現れてなかなか晴れそうにない、など観望会は天候に左右されるものです。
場合によっては、少し時間をずらせば雲が移動することなどもあります。
空(雲)の状態を監視する担当者を設けて、その人の判断で、ときには観望タイムとその他のゲームやワークショップなどのプログラムを入れ替えるといった変更を行うと良いかもしれません。

 

アンケート

観望会の最後に、参加者にアンケートをお願いしましょう。
学校外の人から意見を聞ける貴重な機会を生かしましょう。
設問例 (この3問は必ず設問に加えてください) :

  • 今日は楽しかったですか?
  • 今日の観望会で一番印象に残っていることや楽しかったことは何ですか?
  • このような観望会にまた来たいと思いますか?

 

参加者とのコミュニケーション

星を見ている時間はもちろん、ゲームやワークショップを行っているときなど、どのプログラム(内容)でも、部員の皆さんはできるだけ参加者と会話をするように人員配置を行いましょう。
参加者とたくさん星の話をして、“星を見ること”の魅力を生の言葉で伝えましょう
また参加者の皆さんはこの日、いろいろな疑問や不思議な思いを抱えることでしょう。天文部の皆さんが星を知り始めた当時に戻って、できるだけわかりやすくその疑問に答えてあげてください。
そのためには皆さんがまず、この観望会で取り上げる天体について、多くを学んでおくことが必要です。

3 : 撤収

 

観望会が終了する頃はもうかなり遅い時間になっています。
当日のうちにどこまで片付けるか、後日、ゆっくり行うものと区別しておきましょう。
活躍してくれた天体望遠鏡や双眼鏡のメンテナンスも忘れずに行ってください。
また反省会も部員全員で行いましょう。このとき、アンケートの結果も参考にすると良いでしょう。
今回の観望会の準備から反省会までの長期スケジュールを含め、全ての記録を残し、今後の参考となるように保存しておきましょう。

マニュアル作成の際は、下記のこれまでの「天文部応援中!」で作成された運営マニュアルも参考にしてみてください。
作成した運営マニュアルの提出は、ファイルをメール添付などで送信してください。
ファイルの送信が難しいようであれば、出力した物を観望会当日にビクセンスタッフに渡してください。

 

前年度以前の参加校による運営マニュアル(PDFファイル)
» 2013年度 白鴎高等学校 (3.7MB)

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