ー 提出期限 : 観望会前 ー
プログラムの内容や道具などの準備も着々と整い、参加者の見通しもついたら、いよいよ観望会当日に向けての段取りを行います。
会場の作り込みなど前日(あるいは数日前)に行う準備から当日の進行、後片付けまでの
- スケジュール
- 役割分担
- 会場図
- 用意する道具
などを詳細にまとめた運営マニュアルを用意しましょう。
この運営マニュアルは主催者である天文部全員に配り、自分の役割を確認すると共に、全体的な作業の進行具合をみんなで確かめ合うためにも大切な物です。
また雲がかかって星がなかなか見えなかった場合など、天候によっては必要となる“プランB”(曇天・雨天プログラム)の運営マニュアルも用意しておきましょう。
運営マニュアルができあがったら必ず、それに従ってリハーサルを行いましょう(→ 課題7)
このマニュアルは保存版も作成しておき、次回以降、観望会を開催するときの参考となるようにしておきます。
天文部の活動の記録として、これは後輩に継ぐべき1つの財産となるはずです。
「運営マニュアル」ってどんなもの?
観望会開催にあたって必要な
- 人
- 物
- 時間
の動きや流れを、これを読めば誰でも分かるようにまとめた文書です。
作成にあたっては、まず
前日 | 1 : 準備 | |
当日 | 部員集合 | |
参加者受付開始 | 2 : 本番 | |
参加者解散 | ||
部員解散 | 3 : 撤収 | |
翌日 |
と「準備」「本番」「撤収」の3部におおまかに分けてスケジュールを組み立てるところから始めます。
「本番」については、プログラムの進行をまとめた参加者用の“表”のスケジュールと、部員たちの仕事をまとめた“裏方”のスケジュール、2本立てで考える必要があります。
表のスケジュールは、当日、参加者にも分かるように貼り出したり、印刷物で渡すようにしましょう。